Projektumzüge Talanx Service AG
6 Standorte, 800 Mitarbeiter, 4.000 lfd. Meter Registratur
Von August bis November haben wir die Talanx Service AG bei einer Serie von Projektumzügen an sechs Hannoveraner Standorten begleitet. 800 Mitarbeitende, rund 4.000 laufende Meter Registratur und kurzfristig terminierte Vorläufe in einem viermonatigen Projektzeitraum.
Der Umzug auf einen Blick
Kunde
Talanx Service AG
Branche
Versicherungen (Talanx-Gruppe, Mutter der HDI-Versicherungen)
Hauptsitz
HDI-Platz 1, 30659 Hannover
Umzugsart
Projektumzüge an 6 Standorten
Mitarbeitende
ca. 800
Registraturvolumen
ca. 4.000 laufende Meter
Besondere Anforderung
sehr kurzfristig terminierte Vorläufe, hohe Flexibilität erforderlich
Leistungen von Dünnebeil
Möbeltransport · Archivumzug · Möbelmontage · Multi-Standort-Projektleitung · kurzfristige Disponierung
Die Ausgangslage
Die Talanx Service AG gehört zur Talanx-Gruppe, dem drittgrößten deutschen Versicherungskonzern und Muttergesellschaft der HDI-Versicherungen. Hauptsitz der Talanx Service AG ist der HDI-Platz 1 in Hannover. Zwischen August und November stand eine Serie von Projektumzügen an: Sechs verschiedene Standorte sollten innerhalb von vier Monaten neu zugeordnet werden.
Drei Faktoren machten den Auftrag besonders anspruchsvoll. Erstens das Volumen: 800 Mitarbeitende und rund 4.000 laufende Meter Registratur, eine Aktenmenge, die in einer Versicherungsgruppe dieser Größe entsteht, weil Verträge, Schadensakten und juristische Vorgänge über Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen. Zweitens die Multi-Standort-Logik: sechs verschiedene Adressen mit eigenen Zugangsregelungen, Aufzügen und Sicherheitsanforderungen. Drittens die kurzfristige Terminierung der einzelnen Teilumzüge, die immer wieder zu späten Anpassungen am Personaleinsatzplan führte.
Wie wir die 6-Standorte-Logistik durchgeführt haben
Wir haben die Projektumzüge in Etappen aufgesetzt. Für jeden der sechs Standorte gab es einen eigenen Detailplan: welche Räume und Abteilungen umziehen, welche Aktengruppen bewegt werden, welche IT- und Möbelsortierung am Zielort vorgesehen ist. Über alle sechs Standorte hinweg lag die zentrale Projektleitung in unserer Hand, sodass das Talanx-Projektteam mit einem einzigen Ansprechpartner kommunizierte.
Die kurzfristig terminierten Vorläufe waren der eigentliche Stresstest. Bei Versicherungen verschieben sich Umzugstermine immer wieder, weil interne Compliance- oder Vertragsfragen die Reihenfolge beeinflussen. Wir haben unsere Personalplanung so flexibel gehalten, dass auch späte Terminänderungen ohne Verzögerung umgesetzt werden konnten. Über die vier Monate Projektdauer wurden alle 800 Arbeitsplätze und 4.000 laufenden Meter Registratur wie geplant bewegt.
Diese Leistungen waren beim Talanx-Umzug im Einsatz
Firmenumzug
Komplettleistung für Versicherungs- und Konzernumzüge
Archivumzug
Tausender-lfd-Meter-Registratur regulatorisch sauber bewegt
Möbelmontage
Demontage, Transport und Aufbau an sechs Standorten
Beiladung
Multi-Standort-Logistik effizient eingeplant
Wie wir mit der Registratur umgegangen sind
4.000 laufende Meter Registratur sind kein einfacher Aktentransport. Es ist ein eigenständiges Sub-Projekt mit eigenen Anforderungen: Versicherungsakten unterliegen teils strengen regulatorischen Vorgaben (Datenschutz, Aufbewahrungsfristen, Versicherungsaufsicht), teils enthalten sie sensible Kundeninformationen, teils sind sie für laufende Vorgänge unverzichtbar und müssen ohne Suchpause am neuen Standort verfügbar sein.
Wir haben mit der Talanx-Verwaltung im Vorfeld ein Beschriftungs- und Reihenfolge-System abgestimmt: welche Aktengruppen zuerst umziehen, welche unter durchgängiger Aufsicht transportiert werden, welche direkt am Zielort wieder einsortiert werden müssen. Unsere Teams waren während des Transports durchgehend für die Aktenbestände verantwortlich, die Übergabe am neuen Standort wurde dokumentiert. Damit war zu keinem Zeitpunkt unklar, wo welche Akte sich befand.
Wir können der Firma Dünnebeil eine professionelle Durchführung sowie eine hohe fachliche Qualität in der Planung, Umsetzung, Sorgsamkeit und Flexibilität bescheinigen. Alle Arbeiten wurden ruhig, schnell, sorgfältig mit aufmerksamen und freundlichen Mitarbeitern durchgeführt. Wir waren mit dem gesamten Ablauf und der Leistung innerhalb des Projektzeitraums immer voll zufrieden."
Was diese Case Study über uns aussagt
Versicherungsumzüge sind eine eigene Disziplin. Das Aktenvolumen ist hoch, die Bestände sind regulatorisch zu behandeln, der Geschäftsbetrieb läuft auch während des Umzugs weiter, weil Schadensfälle und Vertragsvorgänge nicht auf einen Möbelpacker warten. Bei Talanx haben wir gezeigt, dass wir alle vier Achsen gleichzeitig im Griff haben: hohes Volumen, regulatorisch saubere Aktenbehandlung, kurzfristige Flexibilität und durchgehende Projektkommunikation über sechs Standorte hinweg.
Wir beraten Sie Mo.–Fr. 08–17 Uhr
0511 650106
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